Pro právnické osoby je zřízení datové schránky povinné. Všem právnickým osobám (typicky společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost), zapsaným v obchodním rejstříku, bude datová schránka zdarma automaticky zřízena přímo Ministerstvem vnitra.

Datovou schránku je možné napojit na interní systém pro správu dokumentů.

Jak požádat o zřízení

Datová schránka je zřízena automaticky. Přístupové údaje budou doručeny poštou do vlastních rukou jednatelů společnosti.

Výhody datové schránky

• přístupnost odkudkoliv z internetu
• úspora času, není nutné chodit na poštu
• úspora peněz, řada úkonů v datových schránkách je bezplatná
• nahraditelnost – je možné delegovat práci s datovou schránkou na jiné osoby a to i pro dokumenty do vlastních rukou
• rozšířenost – ze zákona mají datovou schránku povinně všechny orgány veřejné moci a musí ji používat

Nevýhody

• datová schránka je jen jedna a není nijak členěna podle organizace
• datovou schránku je nutné minimálně jednou za deset dní vybírat
• je nutné pracovat s elektronickými verzemi dokumentů a postarat se o jejich archivaci
• není možné komunikovat s někým jiným, než orgány veřejné moci
• zahraniční subjekty bez sídla v ČR nemohou datové schránky používat

Vytvoření datové schránky není povinné pro jednotlivce a drobné podnikatele (tzv. fyzické osoby). To ale neznamená, že tito nemohou komunikovat se státní správou elektronicky. Mohou si totiž datovou schránku bezplatně nechat zřídit na vlastní žádost. Měla by být zřízena do tří dnů od podání žádosti. Nezaměňujte datovou schránku s elektronickým podpisem – je něco zcela jiného a tento podpis není k provozu datové schránky potřeba.

Kde je možné o zřízení požádat

Na kontaktních místech veřejné správy CzechPOINT.

Co je k žádosti potřeba

• občanský průkaz nebo jiný doklad totožnosti
• podpis žádosti

Přihlašovací údaje budou doručeny poštou, do vlastních rukou fyzické osoby. Schránka bude aktivována buď po prvním přihlášení uživatele, nebo po 15 dnech od doručení přísupových údajů. Od okamžiku aktivace je možné do schránky doručovat dokumenty.

Výhody

• elektronický přístup k dokumentům
• povinnost státní správy doručovat do datové schránky
• upozornění na nové zprávy pomocí e-mailu nebo SMS
• k vybírání datové schránky je možné pověřit jinou osobu
• možnost odesílat dokumenty z datové schránky orgánům státní správy a v budoucnosti možná i dalším příjemcům

Nevýhody

• povinnost vybírat datovou schránku
• pro pohodlné používání je vhodné mít přístup k internetu a počítači

Stáhněte si plné znění zákona o datových schránkách. Tato verze po novele je platná od 1. ledna 2009. Dá se očekávat další častá novelizace, protože zákonodárci opoměli řadu případů, které mohou nastat v praktickém nasazení systému datových schránek. Sledujte tuto informační stránku pro stažení aktualizovaných verzí.

Stáhněte si zákon 300/2008 Sb. o datových schránkách